Yrityskauppa on monivaiheinen prosessi, joka vaatii yrityksen omistajilta ja johdolta sekä aikaa että resursseja. Yksi prosessin oleellisista osista on Due Diligence -selvitys, jossa ostaja käy läpi myytävän yrityksen liiketoimintaa ja siihen liittyviä riskejä. Selvityksen apuna käytetään tyypillisesti virtuaalista datahuonetta (VDR), jonka avulla myytävän yrityksen arkaluonteisia dokumentteja pystytään jakamaan myyjän ja ostajakandidaattien välillä turvallisesti.
Yrityskauppoja varten luotua virtuaalista datahuonetta käyttämällä voidaan säästää sekä myyjän että ostajan aikaa ja toteuttaa kauppa ammattimaisesti, tehokkaasti sekä tietoturvallisesti. Lisäksi erilaisten käyttäjä- ja lukuoikeuksien määrittäminen datahuoneissa varmistaa dokumenttien jaon oikeille henkilöille. Datahuoneen käyttö tuo kaupantekoon ammattimaisuutta ja kasvattaa yrityksen houkuttelevuutta ostokohteena jo varhaisessa vaiheessa.
Mitä kannattaa ottaa huomioon datahuonetta valittaessa?
Helppokäyttöisyys
Datahuoneen tulee olla yksinkertainen ja helppokäyttöinen kaikille osapuolille. Koska vaadittavien dokumenttien ja asiakirjojen määrä selvityksessä on iso, korostuu niiden nopea ja tehokas lataaminen datahuoneeseen sekä datan hallinnoinnin helppous. Optimaalinen datahuone tehostaa prosessia sekä säästää aikaa. Yrityskauppoihin tarkoitetut datahuoneet mahdollistavat lisäksi helpon asiakirjojen indeksoinnin, selkeän kansiorakenteen luomisen sekä nopean sisällön ulos lataamisen dokumentointia varten.
Tietoturva
Suurin hyöty datahuoneen käytössä on arkaluonteisten tietojen turvallinen jakaminen sekä käyttäjäoikeuksien hallinnointi yrityskauppaprosessin näkökulmasta. Virallista datahuonetta käyttämällä varmistetaan EU-tasoisten tietoturva-asetusten ja ehtojen täyttyminen sekä taataan dokumenttien suojaus ulkopuolisilta. Käyttäjäoikeuksia hallinnoimalla yksittäisiä asiakirjoja sekä kokonaisia kansioita voidaan näyttää tai piilottaa ja lukuoikeuksia hallinnoida. Tämä mahdollistaa useamman ostajakandidaatin pääsyn samaan datahuoneeseen ja prosesseissa sovitun laajuuden perusteella voidaan vain vaadittavat dokumentit sallia näkyviksi tietyille ostajaehdokkaille.
Tapahtumien seuranta
Hyvässä datahuoneessa hallinnoitsija pääsee näkemään käyttäytymisraportit ja esimerkiksi sen, mitä dokumentteja on luettu ja avattu. Nämä seikat parantavat molempien osapuolien oikeusturvaa prosessissa. Virallisissa datahuoneissa on tyypillisesti myös sisäänrakennetut Q&A-toiminnot, jotka mahdollistavat kysymysten ja vastausten säilymisen luottamuksellisena. Q&A-toiminnon käyttäminen nopeuttaa vastausten saamista ja vähentää päällekkäisyyksiä, kun esimerkiksi eri Due Diligence -tarkastuksien suorittajat pääsevät näkemään samat kysymykset ja vastaukset. Hyvässä datahuoneessa kysymykset voidaan linkittää kansiorakenteeseen ja kysymyksiin voidaan käyttää portinvartijatoimintoa, jonka avulla voidaan määritellä kuka myyjän puolelta voi vastata mihinkin kysymykseen.
Miten datahuone valmistellaan ostajaa varten kuntoon?
Kun optimaalinen datahuone on valittu ja kansiorakenne luotu ostajalta saadun tietopyyntölistan perusteella, alkaa valmistelu datahuoneen avaamiseksi. Materiaalin paljouden vuoksi kannattaa datahuoneen valmisteluun varata tarpeeksi aikaa, sillä yleensä tämä vaihe on prosessin työläin ja vaatii paljon resursseja myytävän kohteen johdolta. Lisäksi kannattaa huomioida, että Due Diligence -selvitystä ei voida aloittaa ennen datahuoneen valmistumista ja tämä onkin usein yleisin syy prosessin viivästymiselle.
Datahuoneen valmistelussa kannattaa käydä systemaattisesti läpi tietopyyntölistaa ja merkata ylös, mitä dokumentteja vielä puuttuu. Lisäksi on tärkeää kommentoida, miksi mahdollisesti joitain dokumentteja puuttuu, jotta tämä voidaan yhdessä yrityskauppojen asiantuntijan kanssa kommunikoida ostajaehdokkaalle oikealla tavalla. Osana tarvittavien materiaalien keräämistä voi myös käydä ilmi, että esimerkiksi jotain sopimuksia ei ole muistettu uusia tai suullisista sopimuksista puuttuu kirjalliset versiot. Nämä on myös hyvä hoitaa kuntoon ennen Due Diligence -selvityksen käynnistämistä. Prosessin nopeuttamiseksi taloustiedot ja niihin liittyvät luvut, kuten aikaisempien vuosien tulokset ja taseet, kannattaa lähettää jo valmiiksi excel-muodossa.