Pysyykö yrityksesi kilpailussa mukana? Huolellinen kestävyysraportointi voi ratkaista pelin

Yritykset ympäri Suomen ovat kovassa vauhdissa valmistautumassa kestävyysraportointiin. Kestävyysraportoinnin huolellinen suunnittelu ja toteutus varmistavat, että kaikki tarvittavat tiedot saadaan kerättyä ja raportointi sujuu järjestelmällisesti. Näin prosessi pysyy hallinnassa ja yllätyksiltä vältytään.

Yrityksissä tehdään lujasti töitä kestävyysraportointiin valmistautumiseksi. Noin tuhat yritystä Suomessa pääsee pian raportoimaan kestävyystietonsa uusien ESRS-standardien mukaisesti. Vesa Vuorisen johtama vastuullisuuspalveluiden tiimi auttaa BDO:lla asiakkaita vastuullisuusraportointiin valmistautumisessa.

Kestävyysraportoinnin ensimmäisessä vaiheessa yritys määrittelee kaksoisolennaisuusanalyysissä, mitä kaikkea sen tulee raportoida.

”Analyysin tuloksena syntyy yleensä 500–1000-kohtainen luettelo datapisteitä ja raportoitavia asioita, ikään kuin kestävyysselvityksen sisällysluettelo. Luettelon perusteella raportointi ja siihen valmistautuminen onnistuu järjestelmällisesti.”

Oma raportointiprosessi kannattaa suunnitella huolella

Kestävyysraportoinnin toisessa vaiheessa suunnitellaan tarkemmin yrityksen oma raportointiprosessi.

”Mietitään, miten eri datapisteisiin vaaditut tiedot missäkin organisaation osassa kerätään ja täytetään. Esimerkiksi HR:n tulee määritellä, kuka vastaa henkilöstön kehittämiseen liittyvän datan keräämisestä, mistä ja miten tietoa kerätään.”

Vuorinen kehottaa kuvaamaan raportointiprosessin selkeästi: Ketkä osallistuvat, mitä järjestelmiä käytetään ja kuka kestävyysraportoinnista vastaa.

”Voidaan esimerkiksi linjata, että käytetään apuna tuttua kirjanpitojärjestelmää, materiaalit tallennetaan hallitusti sovittuun paikkaan, talousjohtaja vastaa raportoinnin kokonaisuudesta ja mikä on raportoinnin aikataulu.”  Samalla selviää, miten sadat eri datapisteet jakautuvat ESG-kriteerien eli ympäristövastuun (Environment), sosiaalisen vastuun (Social) ja hallintotavan (Governance) alle.

”Omalle yritykselle relevantti datapisteiden luettelo käydään rivi riviltä vastuuhenkilöiden kanssa ja määritellään, mitä eri datapisteillä haetaan. Tässä hahmottuu, mistä aihekokonaisuuksista on jo dataa ja minkä datan kerääminen vaatii enemmän töitä.”

Seuraavaksi määritellään raportointiprosessin sisällä olevat alaprosessit. ”Tässä olisi hyvä kuvata, että yhtiöllämme on kuusi tehdasta, millaisia eri päästölähteitä niissä on jne.”

Mitä huolellisemmin raportointiprosessi on suunniteltu ja kuvattu, sitä vähemmillä yllätyksillä pääsee eteenpäin seuraavissa vaiheissa.

”On paljon helpompaa vastata varmentajan kysymyksiin siitä, miten raportti on toteutettu ja onko se laadittu asianmukaisesti, kun raportointiprosessin eri vaiheet on tarkkaan mietitty ja dokumentoitu.”

”Raportoinnin läpinäkyvyys lisää tervettä kiirettä ja motivaatiota laittaa asiat kuntoon.”

Ryhtiliikettä tapahtuu odottamattomissakin paikoissa

Vuorisen tiimi on törmännyt sellaiseenkin, että yritys on tehnyt vaikka jo 30 vuotta päästölaskentaa, mutta vasta nyt kun laskenta tulee lakisääteiseksi, aletaan kirjoittaa auki laskennan prosessia ja käytäntöjä.

”Prosessia kuvatessa saatetaan esimerkiksi havaita, että kahdessa samanlaisessa tehtaassa Suomessa ja Puolassa on tunnistettu hyvin erilaisia ja erilainen lukumäärä päästölähteitä. Se, että päästölaskentaa ei ole tehty riittävän tarkasti, tulee yritykselle itselleenkin yllätyksenä. Raportoinnin läpinäkyvyys lisää tervettä kiirettä ja motivaatiota laittaa asiat kuntoon.”

Huolellinen suunnittelu helpottaa myös kontrollien asettamista ja ESG-raportoinnin kehittymistä tulevaisuudessa tilinpäätöstasoiseksi toiminnaksi.

”Talousdatan kanssa on harjoiteltu jo niin kauan, että talousraportointiprosessissa on laatua varmistavia automaattisia kontrolleja. Vastuullisuusraportoinnin osalta ei vielä ole tämän tasoisia valmiuksia, vaikka oikeaan suuntaan ollaan menossa myös kestävyysraportoinnin varmuustason parantamiseksi.”

Raportoinnin vedenpitävyys todistetaan dokumentaatiolla

Kun suunnitelma on valmis ja vastuut on jaettu, alkaa raportoinnin toteutusvaihe. HR-asiantuntijalla saattaa olla vastuullaan 200 raportoitavaa datapistettä auki kuvatussa prosessissa.

Toteutusvaiheessa tulee päivitettyä myös erilaisia toimintamalleja. Esimerkiksi sosiaalisen vastuun piirissä on datapiste, johon tulee kuvata, miten yhtiö varmistaa, ettei sen rekrytointiprosessissa ilmene syrjintää.

”Helppo vastaus olisi, että meillä on hallituksen päättämä ja valvoma mainio rekrypolitiikka, rekryprosessi ja toimintamallit. Varmentaja voi kuitenkin pyytää nähtäväksi dokumentaatiot viimeisimmästä rekrytoinnista varmistaakseen, noudatetaanko politiikkoja. Tässä vaiheessa monissa yksityisomisteisissa yhtiöissä havaitaan keskeisten dokumenttien puuttuminen, mikä on ihan hyvä sysäys asioiden laittamiseksi kuntoon.”

Vuorinen muistuttaa myös, että EU-taksonomiaprojekti koskee kaikkia yrityksiä, joita koskee CSRD:n mukainen raportointivaatimus. ”Tämä saattaa unohtua, jos CSRD on vienyt kaiken fokuksen, mutta kannattaa myös hoitaa kuntoon.”

Kirittämistä luvassa

ESRS-standardit sitovat käytännön työn tavoitteisiin lopullisesti, sillä niitä ei voi enää lakaista pois ilman että joutuisi selittämään. Tavoitteet tulevat julkisesti nähtäville ja yritykset joutuvat sitoutumaan niihin.

”Selittely ei enää auta ja tulevaisuudessa asiakkaat voivat tarkistaa EU:n alueella toimivien yritysten kestävyysselvityksiä ja vastuullisuustavoitteiden toteutumista julkisesta digitaalisesta tietokannasta.”

Vuorisen mielestä onkin kiinnostava nähdä, millaista jännitettä saman toimialan yritysten välille syntyy, jos yksi yhtiö toimii kunnianhimoisemmin ja säntillisemmin kuin toinen. ”Toivottavasti se tullaan näkemään positiivisena kirittämisenä.”

Lue lisää vastuullisuuspalveluistamme