Koronavirustilanteen vaikutus asunto-osakeyhtiöiden yhtiökokouksen järjestämiseen

Koronavirustilanteen pahenemisen estämiseksi aluehallintovirastot ovat hallituksen ohjeisiin perustuen linjanneet julkisten kokouksien rajoittamisesta kymmeneen henkilöön. Ohjeistus vaikuttaa myös asunto-osakeyhtiöiden yhtiökokousten järjestämiseen.

Koronaviruksen vuoksi vallitsevissa olosuhteissa asunto-osakeyhtiöiden hallitusten kannattaisi harkita tietoliikenneyhteyksien hyödyntämistä yhtiökokouksissa. On hyvä muistaa, että osakkeenomistaja voi osallistua kokoukseen myös valtuutetun välityksellä. Valtioneuvostossa pohditaan parhaillaan, miten yhtiö- ja muiden kokouksien järjestämiseen liittyviä kysymyksiä voidaan selventää.

Vallitsevasta poikkeustilanteesta voidaan löytää myös mahdollisuuksia yhtiökokouksien toimintatapojen kehittämiseen tulevaisuutta silmällä pitäen. Etäosallistuminen asunto-osakeyhtiön kokouksiin helpottaisi esimerkiksi ikäihmisten, mökkeilijöiden, lomamatkailijoiden, asuntosijoittajien tai ulkomailla asuvien osallistumista ja tiedonsaantia sekä mahdollistaisi heidän osaamisensa hyödyntämistä yhteisten asioiden hoidossa.

Etäyhteyksien hyödyntäminen asunto-osakeyhtiöiden kokouksissa

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus voi tehdä päätöksen siitä, että yhtiökokoukseen saa osallistua postin tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, ellei näitä etäosallistumistapoja ole yhtiöjärjestyksessä kielletty.

Yhtiökokouksen kokouskutsuun on otettava  sisällytettävä maininnat mahdollisuudesta osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyksien avulla, etänä osallistumisen edellytyksistä, osakkeenomistajan puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista etänä osallistuttaessa sekä noudatettavasta menettelystä. Etäyhteyksien hyödyntämisen keskeisimpänä edellytyksenä on, että ääntenlaskennan oikeellisuus ja osallistumisoikeus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavin tavoin.

Osallistuminen yhtiökokoukseen voidaan toteuttaa esimerkiksi teknisillä apuvälineillä, kuten reaaliaikaisella kuva- ja ääniyhteydellä tai muilla tietoverkkoyhteyksillä. Yhtiökokousta ei kuitenkaan voi järjestää kokonaisuudessaan teknisten apuvälineiden avulla, vaan taloyhtiön on asunto-osakeyhtiölain sanamuodon perusteella kuitenkin aina järjestettävä myös perinteinen yhtiökokous. Lainsäätäjä ei ole tarkemmin avannut perinteisen yhtiökokouksen käsitettä.  Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhtiökokouksessa tulee olla henkilöitä paikalla. Yhtiökokouksessa fyysisesti paikalla olevien tulee kuitenkin koronavirusohjeistuksien mukaisesti olla oireettomia.

Taloyhtiön kokouksen siirtäminen

Yhtiökokousten siirtämisestä koronaviruksesta johtuen ei vielä ole ohjeistuksia, joten yhtiökokouksen siirtämiseen on suhtauduttava varautuvasti. Yhtiökokouksien siirtäminen on epävarma vaihtoehto, kun tulevasta ei voida olla varmoja. Yhtiökokousten siirtäminen voi tarkoittaa, että taloyhtiön hankkeet lykkääntyvät ja mikäli kaikki taloyhtiöt lykkäävät päätöksentekoaan, kuormittuu isännöintikin. Jokaisen taloyhtiön tulee harkita, onko kokouksen siirtäminen asunto-osakeyhtiön tilanne huomioiden asianmukaista.

Asunto-osakeyhtiön yhtiökokouksen siirtäminen tarkoitta monessa taloyhtiössä näin kevätkaudella jo kokoon kutsuttujen yhtiökokouksien peruuttamista ja uusien yhtiökokouksien koolle kutsumista myöhemmällä ajankohdalla. Käytännössä asiasta päättää asunto-osakeyhtiön hallitus, jonka tulee huolehtia myös siitä, että asiasta ilmoitetaan osakkaille asianmukaisesti. Asunto-osakeyhtiön on toimitettava uusi yhtiökokouskutsu viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta, ellei yhtiöjärjestyksessä ole säädetty lyhyemmästä tai pidemmästä määräajasta.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, asunto-osakeyhtiön yhtiöjärjestyksessä ei voida säätää muusta määräajasta.