Pian voimaan astuva direktiivi velvoittaa tuhansia organisaatioita mahdollistamaan oman ilmoituskanavan ja suojaamaan ilmoittajaa. Hyvin toteutettuna ilmoituskanava ennaltaehkäisee vakavia riskejä tehokkaasti.
Organisaatioissa tapahtuviin väärinkäytöksiin ja muihin vakaviin poikkeamiin puuttuminen on viime vuosina kohentunut huomattavasti erilaisten ilmoituskanavien eli niin sanottujen whistleblower-kanavien yleistymisen myötä. Myös lainsäädännön avulla on yhä tiukemmin pyritty ohjaamaan ilmoituskanavien perustamista, koska niistä on saatu hyviä kokemuksia. Vakaviin epäkohtiin pystytään siten puuttumaan mahdollisimman aikaisin.
Kansainvälisissä pörssiyhtiöissä ilmoituskanavat alkoivat yleistyä noin 15 vuotta sitten – isoissa organisaatioissa ne ovatkin olleet pitkään pakollisia. Uuden lainsäädännön myötä ilmoituskanavan perustaminen ei enää ole vapaaehtoista keskisuurissakaan organisaatioissa.
Uusi direktiivi vaatii ilmoittajan suojelua
Ilmoituskanavien kehittämistä vauhdittaa uusi laki, jonka mukaan kaikkien yli 50 henkilöä työllistävien organisaatioiden on otettava sisäinen ilmoituskanava käyttöön viimeistään 17.12.2023. Kyseessä on ns Whistleblower-direktiivi eli laki ilmoittajan suojelusta.
”Tutkimusten mukaan moni epäkohdasta ilmoittanut on joutunut epäasiallisten vastatoimien kohteeksi, esimerkiksi kiusatuksi tai syrjityksi työpaikallaan. Uusi laki velvoittaa organisaatioita suojelemaan ilmoittajia, jotka toimivat vilpittömästi”, kertoo Ari Ladvelin, joka toimii johtajana BDO:n riskienhallinnan ja yritysturvallisuuden neuvontapalveluissa.
”Hanketta ei kannata lähestyä vain pakollisena velvoitteena vaan ottaa tästä kaikki irti. Hyvin toteutetusta ilmoituskanavasta on valtavasti hyötyä organisaatiolle.”
”Seuraamusten pelko on ollut keskeinen este ilmoitusten tekemiselle. Vakavista epäilyistä ilmoittaneet työntekijät ovat olleet vapaata riistaa, koska lainsäädäntö on puuttunut. Nyt tilanne muuttuu”, sanoo BDO:n vanhempi neuvonantaja Sami Vainio-Palkeinen. ”Uusi direktiivi tarkoittaa käytännössä sitä, että tänä vuonna on viimeinen hetki toimia ilmoituskanavan perustamiseksi. Suomessa on tuhansia yli 50 henkilöä työllistäviä organisaatioita.”
Lain suojelua voi vastedes saada ilmoittaja, joka on työntekijä tai muuten organisaation lukuun työskentelevä henkilö. Ilmoittajan ei tarvitse olla asiastaan varma, uskottava epäily riittää.
Ilmoituskanava on tärkeä kehityshanke
”Ilmoituskanavan toteuttaminen on kokonaisvaltainen kehityshanke. Tavoitteena on riskien ennaltaehkäiseminen sekä tehokas, luotettava ja riippumaton ilmoitusten käsittely. Lisäksi ilmoittajaa tulee suojata epäasiallisilta vastatoimilta”, kiteyttää Ari Ladvelin.
”Järjestelmän osuus tästä kokonaisuudesta on tyypillisesti noin 15–20 %. Olennaista on asiantunteva dokumentointi ja käytännön tilanteiden sujuva hallinta. Organisaation oman viestinnän rooli on myös keskeinen hankkeen onnistumisen kannalta”, toteaa Sami Vainio-Palkeinen.
Ilmoituskanavan toteuttaminen voi olla tärkeä osa organisaation riskienhallintaa ja vastuullisuuden kehittämistä.
”Ilmoituskanavan toteuttaminen on kokonaisvaltainen kehityshanke. Tavoitteena on riskien ennaltaehkäiseminen sekä tehokas, luotettava ja riippumaton tiedonhallinta.”
”Hanketta ei kannata lähestyä vain pakollisena velvoitteena vaan ottaa tästä kaikki irti. Hyvin toteutetusta ilmoituskanavasta on valtavasti hyötyä organisaatiolle”, muistuttaa Ladvelin.
Kun whistleblower-kanava on toteutettu hyvin, sen avulla voidaan hoitaa monenlaisia ilmoituksia ja epäilyjä. Ilmoituskanavaan pääsy ja sen käyttö tulee olla helppoa, jolloin ilmoittamisen kynnys on matalampi. Kanavaa voivat käyttää niin oma henkilökunta kuin myös sidosryhmät.
Ilmoituskanava mahdollistaa tarvittaessa nimettömän kaksisuuntaisen viestinnän, jolloin tieto pysyy luottamuksellisena ja ilmoittajaan saadaan tarvittaessa yhteys lisätietoja varten.
Ammattimainen toteutus takaa luottamuksellisuuden
BDO:lla on pitkä kokemus ilmoituskanavien perustamisesta ja kehittämisestä. Asiantuntijat pystyvät myös käsittelemään ilmoituksia luottamuksellisesti ja viemään tietoa eteenpäin prosessin mukaisesti. Ari Ladvelin ja Sami Vainio-Palkeinen kuuluvat Suomen kokeneimpiin ilmoituskanavien asiantuntijoihin.
”Ulkoisena tahona toimimme riippumattomasti ja ammattimaisesti ilmoittajan, organisaation ja viranomaistahon välissä”, tiivistää Ari Ladvelin.
”Meillä BDO:lla on vahva kokemus tukea asiakkaitamme sopivan ilmoituskanavan valinnassa, prosessien kehittämisessä, jalkautuksessa sekä erilaisten ilmoitusten tutkinnassa.”