Organisaatioiden kannattaa pysyä hereillä mahdollisten väärinkäytösten suhteen
Organisaatioiden kannattaa pysyä hereillä mahdollisten väärinkäytösten suhteen
Parempi pysyä valppaana kuin työntää pää pensaaseen. Väärinkäytösten selvittämisen lykkääminen aiheuttaa organisaatioille enemmän harmia kuin rohkea tilanteeseen tarttuminen, sanoo kokenut alan asiantuntija.
Kun työnä on tutkia kavalluksia, lahjontaa tai varastamista liiketoiminnassa, tuntee toisinaan olevansa kuin agenttileffassa. Näin on käynyt Mikko Ruotsalaiselle, joka on pitkään toiminut forensiikan eli väärinkäytösten selvittämisen asiantuntijana.
Työ on vienyt Ruotsalaisen ympäri maailmaa, myös korkean riskin maihin Afrikkaan, Aasiaan ja Latinalaiseen Amerikkaan, joissa hän on johtanut laajoja korruptioselvityksiä haastavien olosuhteiden keskellä. Yhtä lailla hänellä on laajasti kokemusta väärinkäytösten selvityksistä suomalaisissa yrityksissä, jotka pyrkivät tutkinnan avulla saamaan asiat hoidettua kuntoon.
Tällä hetkellä Ruotsalainen toimii BDO:ssa riskienhallinnan ja forensiikan liiketoiminnan johtajana. Hän tutkii esimerkiksi taloudellisia väärinkäytösepäilyjä tai epäeettistä toimintaa organisaatioissa.
”Jos organisaatiossa on pienintäkään epäilystä väärinkäytöksestä, asia kannattaa aina pyrkiä selvittämään. Mahdollisten ongelmien paljastuminen ja niihin tarttuminen ajoissa on paljon pienempi haitta sen rinnalla, että vyyhti kasvaa. Silloin ovat vaarassa koko organisaation maine ja omaisuus”, toteaa Ruotsalainen.
Toisinaan valta-asema altistaa väärinkäytöksille
Suomessa väärinkäytösepäilyt organisaatioissa liittyvät tyypillisesti varojen kavaltamiseen tai varastamiseen, usein jonkin välikäden kautta. Kavaltaminen voi alkaa pienistä virroista, ja jos kontrolliympäristö todetaan heikoksi, voivat summat kasvaa suuremmiksi.
”Esimerkiksi eräällä kirjanpitäjällä oli pääsy koko konsernin ja sen kaikkien tytäryhtiöiden tileille. Hän onnistui kikkailemaan yhtiöiden tilien täsmäytysten kanssa ja siirsi rahoja omalle tililleen pikkuhiljaa 20 vuoden ajan. Hän jäi kiinni vasta jouduttuaan pitkälle sairaslomalle”, kertoo Mikko Ruotsalainen.
Pitkään jatkuneet häirintä- ja kiusaamistapaukset ovat myös suhteellisen yleisiä suomalaisissa organisaatioissa. Tämä voi aiheuttaa tulehtuneen työilmapiirin, joka ennen pitkää näkyy myös tuloksessa. Laskua syntyy esimerkiksi huonosta tuottavuudesta, henkilövaihdoksista ja siitä, että asiakkaat alkavat karttaa toimimatonta yritystä.
Ruotsalaisen mukaan väärinkäytöksiin syyllistyvät tyypillisimmin henkilöt, jotka ovat toimineet organisaatiossa pitkään. He toimivat usein itsenäisesti ja ottavat mielellään paljon vastuuta. Tällöin voi syntyä kiusaus käyttää vastuuasemaa väärin.
”Mahdollisten ongelmien paljastuminen ja niihin tarttuminen ajoissa on paljon pienempi haitta sen rinnalla, että vyyhti kasvaa. Silloin ovat vaarassa koko organisaation maine ja omaisuus.”
Luottamus hyvä, kontrolli parempi
”Väärinkäytökset tulevat usein ilmi esimerkiksi henkilövaihdosten yhteydessä tai jonkin luottohenkilön jäädessä sairauslomalle. Taitava tilintarkastaja saattaa myös havaita tavallisuudesta poikkeavia tapahtumia tileillä. Joskus taas työkaverit kertovat eteenpäin työkaverin epäilyttävästä toiminnasta”, sanoo Ruotsalainen.
Vaikka väärinkäytöksiä tai ilmapiirin tulehtumista ei olisi tiedossa, kannattaa organisaation jo ennakoivasti valvoa tilannetta ja luoda suunnitelma haasteiden varalle.
”On tärkeää aina ajatella yrityksen pitkän tähtäimen etua, siksi kannattaa olla hereillä väärinkäytösepäilyjen suhteen. Asioita väistämällä tai piilottelemalla saadaan aikaan vain enemmän haittaa ja kustannuksia”, pohtii Mikko Ruotsalainen.
”Jos et välillä tarkista jääkaapin vihanneslokeroa ja poista sieltä vanhoja vihanneksia, niin kohta siellä haisee”, hän vertaa. ”Tavallaan voi siis ajatella, että pidetään omat kaapit kunnossa.”
Selvitystyön tekeminen ei vielä tarkoita, että ketään epäillään. Kysymys on kirjaimellisesti asioiden selvittämisestä ja usein verrattavissa rajattuun aihealueeseen perusteellisesti tehtävään tilintarkastukseen, jota tehostetaan data-analyyttisillä toimenpiteillä. Itse selvitystyö on, toisin kuin voisi luulla, varsin pieni investointi ongelmien paisumiseen verrattuna.
Valvonta on tarpeen ulkomaisissa tytäryhtiöissä
Mikko Ruotsalaisen mukaan suomalaisissa yhtiöissä on paljon sinisilmäistä suhtautumista väärinkäytöksiin, etenkin mitä tulee ulkomaisiin tytäryhtiöihin. ”Liian helposti luotetaan siihen, että paikalliset osaavat hoitaa bisneksen parhaiten, eikä ongelmia siksi huomata ajoissa”, tietää Ruotsalainen.
Sisäänrakennettu korruptio on yleistä monissa maissa ja se voi tulla suomalaisomistajille yllätyksenä. Ruotsalainen kertoo esimerkiksi tapauksesta, jossa maan tapana oli palkata mitäänsanomaton konsultti kuittaamaan satojen tuhansien eurojen palkkiot työstä, jota kukaan ei koskaan tehnyt. Rahat päätyivät toimialasta vastaavan ministerin taskuun.
”Asioita väistämällä tai piilottelemalla saadaan aikaan vain enemmän haittaa ja kustannuksia.”
”Tällä hetkellä suomalainen lainsäädäntö on aika vanhanaikainen ulkomailla tapahtuvan lahjonnan suhteen, eikä rangaistuksia langeteta juuri koskaan. Kansainvälistä toimintaa harjoittavia suomalaisyhtiöitä saattavat kuitenkin koskea myös toisten maiden lait, jotka ovat usein paljon tiukempia”, toteaa Ruotsalainen.
Yhdysvalloissa korruptionvastaiset säädökset ja sanktiot ovat hyvin tiukkoja ja sieltä päin on syntynyt painetta myös eurooppalaisten käytäntöjen muuttamiseen. Erityisesti Ranskassa, Isossa-Britanniassa, Alankomaissa ja Saksassa on lainsäädäntö liiketoiminnan väärinkäytösten suhteen muuttunut viime vuosina huomattavasti tiukemmaksi. Mikäli suomalaisyhtiöillä on tytäryhtiöitä ulkomailla tai liiketoimintaa käydään esimerkiksi dollareilla, voi ulkomainen lainsäädäntö sanktioineen ulottua myös suomalaisyrityksiin.
”Tämä muuttunut kansainvälinen konteksti on tärkeää avata asiakkaillemme. On hyvä olla tietoinen, millaista valvontaa tarvitaan. Neuvomme siinä, miten väärinkäytöksiin liittyviä haasteita voi ehkäistä ja miten kannattaa toimia, jos ongelmia ilmenee”, Ruotsalainen sanoo.
Eettinen kompassi edellä
Mikko Ruotsalaisen toimenkuvaa on verrattu välillä James Bondiin, sen verran vauhdikkaisiin tilanteisiin hän on joutunut maailmalla. Kaikki eivät ole aina mielissään operaatioista, joissa tutkitaan korruptiota, varkauksia tai muita väärinkäytöksiä.
”Minua on uhkailtu vankilalla diktatuurimaassa ja olen tuijottanut kalashnikovin piippuun Afrikan sademetsässä. Vallankaappauksenkin keskelle olen joutunut. Aina on kuitenkin selvitty ja asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä rikosten paljastumisesta”, kertoo Ruotsalainen.
”Tähän työrooliin kuuluu selvittää ikäviä asioita eikä tilanteisiin kannata suhtautua tunteella. Asiantuntijoina pyrimme asiallisuuteen ja pitäytymään faktoissa. Virheisiin ei ole varaa, jos ei halua itse joutua ongelmiin. Osapuolten kuunteleminen ja ymmärtäminen auttaa vaikeissa kohtaamisissa”, Ruotsalainen opastaa.
BDO:n riskienhallinnan ja forensiikan asiantuntijat osaavat arvioida, toimivatko organisaatiot vaikeiden tilanteiden edessä niin kuin pitääkin. Heillä on näkemystä siitä, miten edetä haastavissa tilanteissa ja kuinka navigoida solmukohdissa myös kansainvälisessä liiketoiminnassa.
”Riskienhallinta on konsultatiivista toimintaa ja sitä tehdään positiivisessa hengessä. Autamme yrityksiä varmistumaan siitä, että kaikki on kunnossa. Jos ongelmia ilmaantuu, autamme selviämään mahdollisimman vähillä lommoilla. Olemme eräänlainen luotsi, joka opastaa karikkoisilla vesillä”, kuvailee Ruotsalainen.